Vedtægter for Hillerød Svømmeklub - senest opdateret og vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling d. 2. oktober 2024
§1 Klubbens navn og hjemsted
Foreningen Hillerød Svømmeklub (i det følgende kaldet HILS) er stiftet den 8. december 1966 og har hjemsted i Hillerød Kommune. HILS er tilsluttet SvømDanmark og DGI Nordsjælland under Danmarks Idræts-Forbund (DIF) og er underlagt disses love og bestemmelser
§ 2 Klubbens formål
Foreningens formål er gennem svømning og hertil knyttede aktiviteter, at bevare og fremme medlemmernes sundhed og sikkerhed i vand samt at skabe muligheder for at kunne deltage i svømme-konkurrencer. Tillige skal klubben gennem et positivt og demokratisk samvær bidrage til at skabe et inkluderende fællesskab blandt medlemmerne
§ 3 Medlemskab
Som aktivt medlem kan foreningen optage enhver der fyldt 4 år. Optagelse er først bindende for klubben, når første års kontingent er indbetalt.
Såfremt der ikke er plads på et ønsket hold, tilbydes en ledig plads på et andet hold eller plads på en venteliste.
Der kan optages passive medlemmer med interesse for foreningens formål. Passive medlemmer har ikke adgang til selve svømningen, men er valgbare til bestyrelsen.
Æresmedlemmer kan på bestyrelsens forslag udpeges af general-forsamlingen. Udpegningen kræver samme majoritet som foreskrevet til ændring af foreningens vedtægter - jf. § 17.
Medlemmerne er forpligtet til at overholde foreningens vedtægter og leve op til foreningens formålsbestemmelse
§ 4 Indmeldelse
Indmeldelse skal ske via HILS ́ hjemmeside.Indmeldelse er bindende for een sæson ad gangen.
§ 5 Udmeldelse
Udmeldelse sker for svømmeskoleelever og motionister automatisk ved sæsonens afslutning.
Der opkræves kontingent for konkurrence-svømmere halvårligt (den 1.2 og 1.9), og udmeldelse af konkurrenceafdelingen skal ske skriftligt til kontoret med 1 (en) måneds varsel til næste opkrævningsperiode
I forbindelse med udmeldelse skal medlemmets eventuelle økonomiske mellemværender med foreningen afvikles.
§ 6 Kontingent
Kontingentet, indmeldelsesgebyr m.v. fastsættes af bestyrelsen inden udgangen af marts måned. Indbetalingsfrister og opkrævningsform fastsættes af bestyrelsen. Kontingenttakster, indbetalingsfrister og opkrævningsform skal offentliggøres på HILS's hjemmeside samt i forbindelse med meddelelse om optagelse på hold til den kommende sæson.
Medlemmer af bestyrelsen, æresmedlemmer og ansatte er personligt kontingentfri på svømmeskolehold, såfremt man ikke optager en plads fra et betalende medlem.
Pladser på konkurrencehold er ikke omfattet af muligheden for kontingentfrihed.
Ved overgang fra venteliste, passivt medlemskab eller som nyt medlem betales et indmeldelsesgebyr
§ 7 Restance
Kontingentet skal være betalt indenfor den angivne betalingsfrist.
Hvis et medlem efter påmindelse ikke betaler sit kontingent, vil der automatisk ske en sletning, og en reserveret og tilbudt plads på et hold vil blive tilbudt den næste på ventelisten
§ 8 Udelukkelse og eksklusion
Et medlem kan udelukkes midlertidigt eller ekskluderes, såfremt vedkommendes opførsel eller handlinger skønnes at være til skade for foreningen, eller vedkommende ikke opfylder sine medlemsforpligtelser. Såvel i sager om udelukkelse som eksklusion har medlemmet krav på at blive hørt inden bestyrelsen træffer sin afgørelse.
Et ekskluderet medlem kan anmode om, at førstkommende generalforsamling skal tage stilling til en ophævelse af eksklusionen. En sådan beslutning kræver samme majoritet som ved ændring af foreningens vedtægter
§ 9 Ordinær generalforsamling
Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed i alle anliggender. Ordinær generalforsamling afholdes en gang årligt i maj måned.
Adgang til generalforsamlingen har alle HILS's medlemmer, samt hvem bestyrelsen måtte indbyde. Stemmeret har alle aktive og passive medlemmer over 15 år som ikke er i kontingentrestance og som har været medlemmer af klubben i de sidste 3 måneder.
For medlemmer under 15 år kan medlemsindflydelsen varetages af et af medlemmets forældre/værger. Der kan kun stemmes ved personligt fremmøde.
Generalforsamlingen indkaldes med mindst 3 ugers varsel ved meddelelse på HILS ́ hjemmeside www.hils.dk
Forslag, der ønskes forelagt generalforsamlingen til vedtagelse, skal være foreningens kontor i hænde senest 14 dage før generalforsamlingens afholdelse.
Endelig dagsorden med rettidigt modtagne forslag bekendtgøres senest 8 dage før generalforsamlingen ved meddelelse på HILS ́ hjemmeside www.hils.dk En rettidigt indvarslet generalforsamling er beslutningsdygtig uanset de fremmødtes antal
§ 10 Dagsorden
Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal mindst omfatte følgende punkter:
Valg af dirigent og referent.
Bestyrelsens beretning for det forløbne år.
Forelæggelse af årsrapport for det forløbne år til godkendelse
Fremlæggelse af bestyrelsens budgetforslag for det igangværende regnskabsår og kommende foreningsår, til godkendelse
Fastsættelse af kontingent samt indmeldelsesgebyr for den kommende svømmesæson efter forslag fra bestyrelsen
Behandling af indkomne forslag.
Valg af forperson
Valg af øvrige bestyrelsesmedlemmer.
Valg af 2 suppleanter til bestyrelsen.
Valg af revisor og revisorsuppleant
Eventuelt
§ 11 Generalforsamlingens ledelse
Forhandlingerne på generalforsamlingen ledes af en dirigent, der vælges af generalforsamlingen, og som ikke må være medlem af bestyrelsen. Beslutninger træffes ved almindeligt stemmeflertal. Dog kræver vedtægtsændringer kvalificeret flertal med 2/3 af de afgivne stemmer. Afstemning skal foretages skriftligt, såfremt mindst 5 medlemmer forlanger dette. Ved personvalg dog på forlangende. Der udfærdiges et referat over generalforsamlingens beslutninger. Referatet godkendes og underskrives af dirigenten samt lægges på foreningens hjemmeside
§ 12 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan til enhver tid indkaldes af bestyrelsen og skal indkaldes, når 2 bestyrelsesmedlemmer eller mindst en femtedel af foreningen stemmeberettigede medlemmer skriftligt overfor bestyrelsen fremsætter ønske herom med en angivelse af det emne, som ønskes behandlet.
Generalforsamlingen skal afholdes senest 4 uger efter begæringens modtagelse. For så vidt krav til indkaldelsen, mødets ledelse, afstemning m.m. gælder de samme bestemmelser som for den ordinære generalforsamling.
§ 13 Bestyrelsen
Bestyrelsen er foreningens overordnet ledelse og repræsenterer foreningen i alle forhold. Bestyrelsen kan nedsætte nødvendige udvalg til varetagelse af løbende eller enkeltstående opgaver. Bestyrelsen kan meddele fuldmagt. Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden.
Bestyrelsen er kun beslutningsdygtig, når et flertal er til stede - eller på anden måde har afgivet stemme. I tilfælde af stemmelighed er forpersonens stemme afgørende. Bestyrelsen består af en valgt forpersonen, en kasserer, og af yderligere 4-6 medlemmer. Der kan herudover vælges op til 2 suppleanter
Bestyrelsesmedlemmer vælges for en 2-årig periode. Forpersonen og 1-2 bestyrelses-medlemmer er på valg i lige år, mens de resterende bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige år. Bestyrelsen konstituerer sig selv med henblik på valg af kasserer. Såfremt forpersonen fratræder i valgperioden, konstituerer bestyrelsen sig selv frem til førstkommende generalforsamling.
Hvis det på den ordinære generalforsamling ikke er muligt at få en bestyrelse på mindst 4 medlemmer, kan bestyrelsen fungere med reduceret antal indtil en kandidat opstilles. Melder en kandidat sig skriftligt til bestyrelsen, skal bestyrelsen indkalde til ekstraordinær generalforsamling senest 4 uger efter modtagelsen af skriftligt kandidatur.
Valgbare til bestyrelsen er foreningens aktive og passive medlemmer eller af bestyrelsen til generalforsamlingen indbudte med interesse for foreningens formål. Bestyrelsesmedlemmer skal være fyldt 18 år. Der tages referat af alle bestyrelsesmøder samt føres protokol over vedtagne beslutninger.
De vedtagne beslutninger og foretagne handlinger forpligter foreningen i henhold til foreningens vedtægter.
Foreningens vedtægter og politikker anført seneste revisionsdato, skal til enhver tid være tilgængelige på HILS’ hjemmeside. Ændringer i politikker skal orienteres foreningens medlemmer ved opslag på foreningens hjemmeside
§ 14 Administration
Bestyrelsen ansætter/udpeger en Klubchef.
Bestyrelsen bemyndiger Klubchefen til, under stillingsfuldmagt, at håndtere de daglige økonomiske forpligtelser for HILS indenfor de i budgettet godkendte rammer og poster
§ 15 Regnskab
Foreningens regnskabsår er 1. marts til 28. eller 29. februar. Bestyrelsen skal inden 15. april afgive årsrapport til foreningens revisor. Årsrapporten forelægges den ordinære generalforsamling til godkendelse, og skal være forsynet med revisors påtegning og underskrift.
Årsrapporten, indeholdende regnskab godkendt af revision samt bestyrelsens forslag til budget for det igangværende regnskabsår, skal gøres tilgængelige på foreneningens hjemmeside senest 8 (otte) dage inden afholdelse af ordinær generalforsamling, dog senest 31. maj.
§ 16 Revision
På den ordinære generalforsamling vælges for 1 år ad gangen en revisor og en revisorsuppleant. Revisor skal hvert år senest ved udgangen af september måned gennemgå årsrapporten og påse, at beholdningerne er til stede. Revisionsformen er regnskabsmæssig revision, og årsrapporten forsynes med en påtegning.
Revisor har til enhver tid adgang til at efterse regnskab og beholdninger.
§ 17 Tegning og hæftelse
Foreningen tegnes af forpersonen sammen med mindst yderligere et bestyrelsesmedlem. I tilfælde af forpersonen forfald tegnes foreningen af 3 bestyrelsesmedlemmer i forening. Køb, salg eller pantsætning af fast ejendom skal godkendes af generalforsamlingen. Låneoptagelse på mere end kr. 25.000 skal godkendes af generalforsamlingen.
Bestyrelsen kan dog beslutte større midlertidige overtræk af maksimalt 3 måneders varighed, såfremt der afventes salg af værdipapirer eller modtagelse af kommunale medlemstilskud. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, som påhviler foreningen
§ 18 Vedtægtsændringer
Ændring af vedtægterne kan ske på enhver generalforsamling, når mindst to tredjedele af de afgivne stemmer er for forslaget.
De gældende vedtægter (inkl. revisionsdato) skal til enhver tid være tilgængelige på www.hils.dk
§ 19 Foreningens opløsning
Bestemmelse om foreningens opløsning kan kun foretages på en i dette øjemed særlig indkaldt ekstraordinær generalforsamling. For at denne er beslutningsdygtig kræves, at mindst 2/3 af foreningens stemmeberettigede medlemmer er til stede.
For at forslaget kan vedtages kræves det, at mindst tre fjerdedele af de afgivne stemmer er for forslaget. Opnås et sådant flertal på en generalforsamling, der ikke er beslutningsdygtig, indkaldes til en ny generalforsamling, hvor beslutning kan træffes med ovennævnte stemmeflerhed, uanset hvilket antal stemmeberettigede medlemmer, der er til stede.
På generalforsamlingen skal samtidig træffes bestemmelse om, hvilke almennyttige / almenvelgørende formål, foreningens formue, herunder eventuel fast ejendom og løsøre skal tilgå
